Любые документы, подтверждающие или являющиеся доказательством правовой работоспособности предприятия, должны хранится в отдельном, оборудованном для таких целей, архиве. Он может быть в виде сейфа, отдельной комнаты, либо находится в арендованном личном боксе https://antresol24.ru/xranenie-dokumentov/.

Условия нашего сотрудничества

Условия хранения архивной документации

Поскольку разнообразная документация представляет собой бумажный вид, то и требования к ее сохранности выдвигаются следующие:

  • размещение в сухом, не жарком, закрытом от прямых солнечных лучей, помещении;
  • наличие охранной защиты от проникновения недоброжелателей;
  • наличие постоянного помещения, поскольку срок службы бумажной документации зависит от ее назначения.

Несоблюдение первого критерия приводит к скоплению сырости в бумажном материале, что чревато возникновением плесени. Высокая температура пересушивает бумагу, что ведет к ее хрупкости и разрушению. Прямые солнечные лучи благоприятно способствуют выгоранию чернил, что ухудшает качество текстового содержания документов.

Преимущества хранения бумажных документов в Антресоль24

Охранная система необходима для сбережения архива в полном объеме. Все это требуется выполнять безоговорочно, поскольку ежемесячно, ежеквартально и ежегодно документация подлежит проверкам специалистами соответствующих органов. Если каких-либо бумаг не будет предоставлено по первому требованию инспектора, предприятие понесет штрафные убытки в размере, установленном данной особой. Именно этот фактор является главной причиной хранения важных документов в надлежащем для этого месте.

Места хранения архивной документации

В зависимости от объема архивной документации и бухгалтерских оборотов предприятия, архив может сберегаться в следующих местах:

  • сейф;
  • помещение для архива;
  • арендованные боксы специализированных учреждений.

Сейф с кодовым замком используют конторы, у которых небольшой товарооборот и малый ассортимент продукции. Архивные помещения оборудуются в больших компаниях при условии, что площадь территории, которую они занимают, достаточно для этой возможности. В противном случае, предприятие арендует бокс в складах индивидуального хранения.

Эти учреждения специализируются на хранении архивной документации в круглосуточно охраняемых помещениях-боксах, где выдержан корректный температурный и климатический режим. Этот вариант используется для сбережения огромного количества документации. Он позволяет многие годы не задумываться о состоянии собственного архива  и знать, что опытные специалисты следят за их сохранностью в надлежащем виде