Возможности для хранения архивной документации
Любые документы, подтверждающие или являющиеся доказательством правовой работоспособности предприятия, должны хранится в отдельном, оборудованном для таких целей, архиве. Он может быть в виде сейфа, отдельной комнаты, либо находится в арендованном личном боксе https://antresol24.ru/xranenie-dokumentov/.
Условия хранения архивной документации
Поскольку разнообразная документация представляет собой бумажный вид, то и требования к ее сохранности выдвигаются следующие:
- размещение в сухом, не жарком, закрытом от прямых солнечных лучей, помещении;
- наличие охранной защиты от проникновения недоброжелателей;
- наличие постоянного помещения, поскольку срок службы бумажной документации зависит от ее назначения.
Несоблюдение первого критерия приводит к скоплению сырости в бумажном материале, что чревато возникновением плесени. Высокая температура пересушивает бумагу, что ведет к ее хрупкости и разрушению. Прямые солнечные лучи благоприятно способствуют выгоранию чернил, что ухудшает качество текстового содержания документов.
Охранная система необходима для сбережения архива в полном объеме. Все это требуется выполнять безоговорочно, поскольку ежемесячно, ежеквартально и ежегодно документация подлежит проверкам специалистами соответствующих органов. Если каких-либо бумаг не будет предоставлено по первому требованию инспектора, предприятие понесет штрафные убытки в размере, установленном данной особой. Именно этот фактор является главной причиной хранения важных документов в надлежащем для этого месте.
Места хранения архивной документации
В зависимости от объема архивной документации и бухгалтерских оборотов предприятия, архив может сберегаться в следующих местах:
- сейф;
- помещение для архива;
- арендованные боксы специализированных учреждений.
Сейф с кодовым замком используют конторы, у которых небольшой товарооборот и малый ассортимент продукции. Архивные помещения оборудуются в больших компаниях при условии, что площадь территории, которую они занимают, достаточно для этой возможности. В противном случае, предприятие арендует бокс в складах индивидуального хранения.
Эти учреждения специализируются на хранении архивной документации в круглосуточно охраняемых помещениях-боксах, где выдержан корректный температурный и климатический режим. Этот вариант используется для сбережения огромного количества документации. Он позволяет многие годы не задумываться о состоянии собственного архива и знать, что опытные специалисты следят за их сохранностью в надлежащем виде
Добавить комментарий